Vad är ett företags diarium?

dator_147123347

Ett företags diarium är ett typ av register där olika handlingar skrivs ned. Dessa diarier hittas vanligtvis i myndigheter, både statliga och kommunala, men de förekommer även inom andra områden som ideella organisationer och näringslivet.

I en perfekt värld fungerar ett företag som en väloljad maskin; allt rullar på utan några problem dag efter dag. Men för att komma till denna punkt krävs det en hel del arbete och många tar även hjälp av andra företag, deras expertiser och tjänster. I detta fall kan det vara något så grundläggande som ett system som låter en diarieföra alla handlingar.

Dessa handlingar är normalt sett tillgängliga allmänheten enligt offentlighetsprincipen, men undantag görs för diarier som sekretessbelagts. Bestämmelserna kring diarieföring finns bland annat i vår offentlighets- och sekretesslag.

I ett diarium skiljer man olika ärenden genom att tilldela dem diarienummer i en löpande kronologisk ordning som de förs in. Varje typ av diarium får sitt egen typ av diarienummer så att de enkelt kan identifieras. Dessa typer är som följer:

  • Ärendediarium
  • Skrivelsediarium
  • Skrivelse- och ärendediarium

I ett ärendediarium får varje ärende ett eget nummer och kan innehålla mer än en inkommande och/eller utgående skrivelse. Det kan se ut som följande: KS 2016-254/322, där KS är enheten, 2016 är året och 254/322 är ärendenummer/klassificering.

Skrivelsediarium registreras var för sig och kan se ut som följande: 62/2016 5043:09880, där 62 är numret, 2016 är året, 5043 är löpnumret och 09880 är klassificeringen.

Skrivelse- och ärendediarium en skrivelse som påförts med en ärendebeteckning eller ett ärendenummer. De kan även få en klassificering eller en ärendetyp. En sådan kan se ut som följande: u10015-Hb/Eve, där u10015 är löpnumret och Hb/Eve är en eventuell ärendebeteckning/klassificering.

Utöver dessa förekommer det även registrering av saker som personer, fastigheter och andra enheter. För att dessa ska kunna följas upp på och vara med i statistik brukar man lägga till antingen en klassificering eller bara en anteckning och vilket typ av ärende det gäller.